Politique de confidentialité

Adhésion et registre des membres

Finalité

Tenir le registre des adhérents, gérer la cotisation et l’accès à l’espace membre.

Base légale

Exécution du contrat d’adhésion et obligation légale de tenue du registre.

Données

Identité, coordonnées, établissement, statut d’adhésion, paiements liés à la cotisation.

Destinataires

Bureau et pôle Adhésions ; prestataires techniques (hébergement, paiement) dans la limite nécessaire.

Conservation

Durée de l’adhésion, puis un an après son terme, sauf obligation légale plus longue.

Inscriptions aux événements

Finalité

Organiser les événements et gérer les listes de participants.

Base légale

Exécution du contrat (accès à l’événement) ou intérêt légitime pour la sécurité des lieux.

Données

Identité, coordonnées, événement concerné, éventuellement statut de membre.

Destinataires

Pôles Événementiel et Sécurité ; le cas échéant le lieu partenaire le jour J.

Conservation

Jusqu’à un an après l’événement, ou plus tôt sur demande lorsque la loi le permet.

Candidatures à l’équipe

Finalité

Traiter les candidatures aux postes ouverts.

Base légale

Mesures précontractuelles à la demande de la personne.

Données

Identité, coordonnées, parcours, motivations, poste visé.

Destinataires

Bureau et direction du pôle concerné.

Conservation

Un an après la décision, sauf recrutement dans l’équipe.

Manifestations d’intérêt (représentation campus)

Finalité

Recevoir et instruire les manifestations d’intérêt pour les fonctions de relais de filière et de délégué d’établissement.

Base légale

Mesures précontractuelles à la demande de la personne et intérêt légitime de vie associative.

Données

Identité, date de naissance, coordonnées, établissement, campus, fonction visée, filière, motivation.

Destinataires

Présidence et pôle Adhésions & Vie des Membres.

Conservation

Un an après le dépôt ou la décision, puis suppression.

Messages de contact

Finalité

Répondre aux demandes envoyées via le site ou par e-mail.

Base légale

Intérêt légitime à répondre, ou exécution de mesures précontractuelles.

Données

Identité éventuelle, adresse e-mail, contenu du message.

Destinataires

Personnes chargées de la réponse au sein de l’association.

Conservation

Jusqu’à un an après le dernier échange utile.

Annuaire des membres

Finalité

Faciliter la mise en relation entre membres qui y ont consenti.

Base légale

Consentement, retirable à tout moment dans l’espace membre.

Données

Prénom, éventuellement nom, informations de profil choisies.

Destinataires

Membres connectés à l’espace ; pas de diffusion publique hors espace.

Conservation

Tant que le consentement est actif, puis suppression de l’affichage.

Fonctionnement technique du site

Finalité

Assurer la sécurité, la session et le bon fonctionnement du service.

Base légale

Intérêt légitime et, le cas échéant, exécution du contrat d’accès au compte.

Données

Journaux techniques, identifiants de session, préférences de langue.

Destinataires

Hébergeurs (notamment Vercel) dans le cadre de l’hébergement.

Conservation

Durées courtes liées aux journaux et à la durée de session.

Assemblées et procès-verbaux

Finalité

Convoquer les membres, constater les accusés de lecture, établir et conserver les procès-verbaux signés.

Base légale

Obligation légale et statutaire de tenue des assemblées et d’établissement des procès-verbaux.

Données

Identité des convoqués, horodatages d’envoi et d’ouverture, contenu du procès-verbal, empreinte cryptographique, horodatages de signature.

Destinataires

Bureau (présidence et secrétariat) ; membres convoqués pour leur propre convocation.

Conservation

Durée de vie de l’association et obligations de conservation des documents sociaux.

Contrôle d’accès hors ligne

Finalité

Permettre la vérification des cartes et billets sans réseau pendant un événement, puis synchroniser les présences.

Base légale

Intérêt légitime de sécurité des lieux et exécution de l’accès à l’événement.

Données

Jetons de carte, numéros d’adhérent, identité des membres à jour, codes de billets, horodatages de scan — stockés chiffrés sur l’appareil de contrôle.

Destinataires

Personnes autorisées au contrôle d’accès (Bureau / section vérification).

Conservation

Vingt-quatre heures sur l’appareil pour la liste locale ; scans synchronisés selon la durée de conservation des présences d’événement.

Adhésions et archivage d’exercice

Historique des cotisations par exercice et statut archivé des membres non renouvelés. Conservé pour la vie associative et la passation. Accès Bureau.

Notes internes sur les membres

Finalité

Conserver des notes de suivi internes pour le Bureau uniquement.

Base légale

Intérêt légitime de gestion associative, limité au Bureau.

Données

Contenu de la note, auteur, date ; liée à la fiche membre.

Destinataires

Bureau uniquement. Jamais transmises au membre ni incluses dans les exports.

Conservation

Durée de l’adhésion, puis suppression avec la fiche ou sur demande.

Préférences de confort

Finalité

Mémoriser la langue et la taille de texte du compte membre.

Base légale

Exécution du contrat d’accès à l’espace membre et intérêt légitime de confort d’usage.

Données

Langue préférée (fr/en), échelle de texte (s/m/l).

Destinataires

Hébergeurs techniques ; le membre lui-même via l’espace.

Conservation

Durée de l’adhésion, puis suppression avec la fiche ou sur demande.

Trombinoscope de pôle

Finalité

Faciliter le contact interne au sein d’un pôle opérationnel.

Base légale

Intérêt légitime de vie associative, limité au pôle et au Bureau.

Données

Prénom, nom, fonction (mandat ou rôle), adresse e-mail associative.

Destinataires

Membres du même pôle et Bureau. Pas de diffusion publique.

Conservation

Tant que le membre est affecté au pôle, puis retrait de l’affichage.

Historique des modifications de fiche

Finalité

Conserver une trace des modifications administratives des fiches membres, avec possibilité d’annulation.

Base légale

Intérêt légitime de gestion associative fiable.

Données

Champ modifié, valeurs avant/après, libellé de l’acteur, horodatages ; liés à l’identifiant membre.

Destinataires

Bureau ayant accès aux membres uniquement.

Conservation

Durée de l’adhésion, puis suppression avec la fiche ou sur demande.

Corbeille administrative (30 jours)

Finalité

Permettre la récupération d’événements, documents et publications avant purge définitive.

Base légale

Intérêt légitime de prévention des pertes accidentelles de contenu associatif.

Données

Type et identifiant de la ressource, titre, métadonnées de suppression, instantané éventuel sans PII supplémentaire au-delà de la ressource.

Destinataires

Bureau autorisé pour le type de ressource.

Conservation

Trente jours après la mise à la corbeille, puis suppression définitive.

Verrous d’édition concurrente

Finalité

Avertir lorsque plusieurs administrateurs ouvrent la même fiche membre.

Base légale

Intérêt légitime d’éviter les enregistrements contradictoires.

Données

Identifiant de ressource, identifiant et libellé de l’acteur, horodatages d’acquisition et d’expiration.

Destinataires

Hébergeurs techniques ; visibles des autres éditeurs de la même fiche.

Conservation

Quelques minutes (durée de vie du verrou) ; les verrous expirés sont retirés.

Archive ouverte de l’association

Finalité

Permettre au Président d’exporterer une copie structurée des données associatives (passation, conservation).

Base légale

Obligation de conservation et intérêt légitime de gouvernance associative.

Données

Identité et statut des membres, événements, assemblées, documents (métadonnées), publications, mandats, cotisations — sans mots de passe ni jetons.

Destinataires

Président uniquement ; chaque export est journalisé.

Conservation

L’export téléchargé est sous la responsabilité du Président ; la trace d’export est conservée dans le journal d’audit.